Як ефективніше використовувати систему GTD

0
134
rawpixel.com/pexels.com

Навіщо потрібна ця система
Getting Things Done (GTD) — відома система продуктивної роботи, запропонована Девідом Алленом. При її використанні абсолютно вся інформація, що поступає фіксується і розбивається на списки. Мета — доводити всі справи до кінця, приділяючи більше часу тому, що дійсно важливо.

З системою GTD можна досягти дуже великих успіхів. Ось лише деякі з них:

  • Ви справляєтеся з великою кількістю завдань.
  • Ви стаєте впевненішим в собі.
  • Ви менше прокрастинуєте і відволікаєтеся.
  • Вам більше довіряють: навколишні знають, що ви завжди доводите все до кінця.
  • Вас частіше запрошують на роботу, тому що грунтовний підхід до справ затребуваний.
  • Ви змінюєтеся на краще — усвідомлюєте, що для вас дійсно важливо, стаєте цікавим, починаєте вчитися, будувати міцні відносини з людьми і позбавлятися від старих моделей сприйняття, які вам заважають.
  • Ви заробляєте більше.
  • Ви здатні створити успішний стартап або побудувати велику компанію.
  • Ви можете ділитися своїми ідеями — в книзі, блозі або лекціях.

Але, щоб отримати всі ці переваги, необхідно зрозуміти, як ефективно використовувати систему, і з’ясувати, що цьому заважає.

Як використовувати систему GTD ефективніше
З’ясуйте, що заважає вам бути продуктивним
Звичка відкладати справи. Ви ніяк не наважуєтеся підступитися до задачі через її складності: або ви відчуваєте, що не впораєтеся, або ви її взагалі не зрозуміли. Це і є прокрастинація.

Звичка відволікатися. У вас все ж вийшло приступити до роботи, але ви тут же перемикаєтеся на іншу задачу. Все ті ж сумніви і невпевненість схиляють вас до того, щоб відкласти її на користь заняття легшого або просто почати вбивати час. Таке постійне перемикання призводить до втрати концентрації. При цьому на вигляд ви будете нескінченно зайняті.

Перфекціонізм. Ви довго не можете приступити до роботи, тому що зараз для цього невідповідний час. Або відкладаєте її завершення, тому що вона вийшла не ідеальною.

Наприклад, ви хочете завести блог, але не робите цього, тому що поки не знайшли для нього ідеальну платформу і тему оформлення, у вас недостатньо вільного часу і все ще немає списку геніальних ідей. Або ви написали статтю і не публікуєте її, тому що матеріал потрібно ще доопрацювати — насправді ви просто не наважуєтеся.

Оточення. Люди зривають ваші плани, нічого не роблять вчасно, все ускладнюють, псують, скаржаться і дратують. Та й, покладаючись на інших людей, досягати поставлених цілей деколи складно. Найчастіше це лише виправдання собі.

Відволікаючі фактори. Це люди, які-небудь події, проблеми. Вони заважають вам працювати. Щось ви можете тримати під контролем, щось ні.

Втома. Ви втомилися, зголодніли, вичерпали всю свою енергію, заплуталися або вам нудно. Подібні проблеми заважають концентрації і доведення справ до кінця.
В цьому випадку вам просто потрібно перезарядитися: подрімацте, прогуляйтеся, помедитуйте.

Або візьміться за ті завдання, які не потребують великих витрат енергії: розберіть пошту, займіться адміністративної рутиною. Якщо втома спостерігається давно, переглянете свої харчування і сон.

Страхи, сумніви, почуття безпорадності і невпевненість в собі. Саме вони лежать в основі більшості згаданих вище перешкод.

Визначте, чого вам не вистачає для більш ефективної роботи
В обраних пунктах і складатиметься рішення проблем, згаданих вище.

Уміння розставляти пріоритети. Домогтися успіху можна, якщо важливим завданням приділяти більшу частину часу. Коли ви зайняті несуттєвими справами або постійно перемикаєтеся між заняттями, ви менш ефективні. Потрібно вибрати одну важливу проблему і зосередитися тільки на ній.

Поступово ви навчитеся визначати, які завдання і проекти мають для вас більшу цінність. Хіба відповісти на повідомлення важливіше, ніж написати статтю? Що корисніше для вашої кар’єри, щастя, здоров’я?

Уміння правильно починати справи. Саме схильність все відкладати є однією з найпоширеніших і болісних проблем, що постають на шляху до досягнення мети. Тому найголовніше у виконанні завдань — почати.

Зосередьтеся на першому, найбільш незначному кроці. Настільки малому, наскільки це взагалі можливо. Створіть умови, в яких приступити до роботи буде легше. Наприклад, коли ви хочете виробити звичку бігати, зосередьтесь тільки на тому, щоб надіти кросівки і вийти з дому.

Робота спринтами. Такий підхід допомагає впоратися з багатозадачністю і відволікаючими факторами. Цю техніку ще називають Pomodoro. В її основі лежить поділ роботи на короткі інтервали по 15-25 хвилин (спринти), під час яких потрібно сконцентруватися лише на одному завданні, не відволікаючись ні на що інше.

Потім слід зробити невелику перерву, після якої ви починаєте новий спринт. Якщо ви ніколи не використовували цей метод, можна влаштовувати пару таких робочих відрізків в день, а через тиждень почати поступово збільшувати їх кількість.

Управління списком завдань. Допомагає концентруватися і справлятися з усім запланованим. Але намагайтеся не ускладнювати. Знайдіть просту програму-планер, внесіть в неї все, що ви повинні зробити найближчим часом, і кожен день вибирайте, на виконанні яких справ ви зосередитеся сьогодні.

Плануйте три важливі і три другорядні завдання на день — це число може змінюватися в залежності від тривалості вашого робочого дня, складності завдань і швидкості їх виконання.

Уміння приймати помилки. Перфекціонізм заважає доводити справи до кінця. Тому дбайте не стільки про досконало вашої роботи, скільки про її завершення. Дотримуйтеся правила «паршивої першого чернетки» письменниці Енн Ламотт.

Вона впевнена, що єдиний спосіб почати добре писати (і почати це робити взагалі) — накидати слабку і ні на що не придатну чернетку. Через певний час ви повернетеся до результату і відшліфуєте його.

Робота в режимі невизначеності. Вас часто будуть переслідувати страхи і труднощі. Тому дуже корисно навчитися працювати в стані цієї невпевненості: тримати себе в руках, не ховатися від завдань і внутрішніх переживань і не скаржитися.

Для цього кожен раз, коли ви помітите за собою подібне, відкладіть все і спробуйте відчути свій стан. Прийміть його. Зверніть увагу на свої фізичні відчуття. Переконайтеся, що в непевності і дискомфорті немає нічого страшного. Навчіться цінувати моменти такими, якими вони є.

Уміння бачити загальну картину. Одна справа бути повністю зосередженим на одному завданні, і зовсім інша — вміти поглянути на становище в цілому. Загальний аналіз ситуації потрібно проводити вранці і ввечері, а також пару раз протягом дня — на випадок, якщо знадобиться скорегувати план дій.

Всі ми деколи відволікаємося, переривається і стикаємося з непередбаченими труднощами. Щоб залишатися продуктивним, потрібно навчитися змінювати фокус, коли це необхідно.

Здатність нести відповідальність. В першу чергу це означає не звинувачувати інших людей у ​​всіх труднощах, які зустрічаються вам на шляху до досягнення мети. Візьміть всю відповідальність за свою частину роботи на себе.

Будьте лідером — проявляйте ініціативу, стежте за успіхом всієї команди, навіть якщо ви в ній простий підлеглий.

Відкрита комунікація. Така, щоб кожен чітко розумів свої обов’язки і межі, а також наслідки їх недотримання. Це допоможе створити структуру, в якій всі її учасники зможуть працювати простіше і ефективніше. Намагайтеся ставитися до людей щиро і з позитивом, незважаючи на всі їхні недоліки.

Уміння планувати. Велика кількість завдань в щоденнику ніяк не сприяє досягненню мети. Замість цього краще скласти мінімальний список, відповівши на прості запитання. Як почати день, щоб закінчити важливі завдання? Як проводити спринти, щоб ніхто вас не відволікав? За що необхідно взяти на себе відповідальність? Коли варто розібрати пошту? На який час запланувати зустрічі? Як будете оцінювати свій день?

Відповіді допоможуть скласти план дня. Не прагніть, щоб він був ідеальний. Аналізуючи те, що відбувається, з часом ви знайдете кращий варіант.

З чого слід почати вдосконалення
Складіть простий план. Зовсім не обов’язково намагатися освоїти всі навички відразу. Для початку краще зосередитися на перших чотирьох, які ви будете практикувати щодня:

  • Розстановка пріоритетів і визначення завдань на день.
  • Робота спринтами.
  • Медитація — коли відчуєте страх, невизначеність або невпевненість.
  • Аналіз в кінці дня і коригування плану.

Відзначте, що ви будете робити і як. Одержаний план покажіть кому-небудь із знайомих і звітуйте перед ним кожен день протягом тижня. Пообіцяйте щотижня розповідати про свої успіхи, труднощі та про те, як ви підготувалися до початку нового семиденного періоду.

Щовечора приділяйте 10 хвилин на аналіз того, як пройшов ваш день і чи виконали ви всі пункти плану. Записуйте, що вийшло, що завадило, як можна прискорити рух вперед.

Згодом спринти, медитація і інші навички будуть даватися вам легше. Тоді почніть освоювати нові ефективні підходи, поступово удосконалюючи свою систему. Головне — не забувайте про практику.

НАПИСАТИ ВІДПОВІДЬ

введіть свій коментар!
введіть тут своє ім'я